GENEL SEKRETER GÖREV TANIMI

• Kendisine bağlı birimler aracılığı ile üniversitenin tüm bürokratik ve idari hizmetlerini yürütmek.

• Üniversite idari teşkilatında bulunan birimlerin ilgili yasa, tüzük, yönetmelik, yönerge ve usul ve esaslar dahilinde verimli, düzenli ve uyumlu şekilde çalışmasını sağlamak.

• Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulunda oya katılmaksızın raportörlük görevi yapmak.

• Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulu kararların yazılması, korunması ve saklanmasını sağlamak.

• Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulu Kararlarının üniversiteye bağlı birimlere iletilmesini sağlamak.

• Üniversitenin yıllık bütçe çalışmalarını yürütmek, koordine etmek.

• Bütçe harcamalarında tahakkuk amiri olarak; ödeneklerin yerinde ve zamanında kullanılmasını, programlanmış hizmetlerin yerine getirilmesini, amaca uygun nitelikte mal ve hizmet alınmasını sağlanmak.

• Rektörlüğün kurum içi ve kurum dışı yazışmalarını yürütmek.

• Üniversitenin her türlü hukuki sorunlarının takibini ve sonuçlandırılmasını sağlamak.

• Üniversite idari teşkilatında görevlendirilecek personel hakkında Rektöre öneride bulunmak.

• Üyesi bulunduğu kurul ve komisyonlara başkanlık etmek ve/veya katkıda bulunmak.

• Genel Sekreterliğin ve ona bağlı birimlerin bütün faaliyetlerinin gözetim ve denetiminin yapılması ve bu işlerin takip ve denetimi ve sonuçlarının alınması sağlamak.

• Mevzuata aykırı faaliyetleri önlemek. Kanun, Tüzük, Yönetmelikler çerçevesinde Yönetim kurulu, Senato, Rektörün vereceği diğer görevleri yerine getirmek.

GENEL SEKRETER YARDIMCISI GÖREV TANIMI

• Üniversitemiz üst yönetimi tarafından ve ilgili mevzuat gereğince belirlenmiş amaç, hedef, strateji ve ilkeler doğrultusunda, yönetimi altındaki faaliyetlerin yürütülmesi ile ilgili plan ve programları tespit ederek üst yönetimin onayına sunmak, uygulamaları izlemek ve oluşabilecek sapmalar konusunda gerekli önlemleri almak.

• Üniversite idari teşkilatında bulunan birimlerin faaliyetlerinin düzenlenmesini, denetlenmesini ve faaliyetlerin sağlıklı bir şekilde yürütülmesini koordine etmek ve denetlemek.

• Daire Başkanları ile periyodik toplantılar yapmak ve görüş alışverişinde bulunmak.

• Üniversite idari teşkilatında görevlendirilecek idari personel hakkında Rektöre öneride bulunmak, belirlenen amaç ve hedeflere ulaşılabilmesi için idari görevleri yerine getirecek yeterli kadroyu kurmak.

• Rektörlüğün protokol, ziyaret ve tören işlerinin düzenlenmesi görevlerinin yerine getirilmesinde Genel Sekretere yardımcı olmak.

• Üniversitenin çalışma ilke ve düzenini bağlı bölümlerine açıklamak, organizasyonu tanıtmak, ilgili mevzuat, görev, sorumluluk ve yetki dağılımı konularında bilgi vermek.

•  Faaliyetlerin uygun şekilde yürütülmesi için gerekli idari personel ihtiyacını nitelik ve nicelik olarak belirlemek, temini konusunda girişimlerde bulunmak.

• Birden fazla birimi ilgilendiren ortak faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde yardımlaşma, işbirliği ve koordinasyonu sağlamak, sonuçları izlemek ve değerlendirmek.

• Üst yönetim tarafından belirlenen şekil ve talimatlara uygun olarak Üniversiteyi yurt içi ve dışında temsil etmek, bu kapsamda verilen görevleri yerine getirmek.

• Üst yönetim tarafından görevlendirildiği komisyon, komite vb. çalışma gruplarında yer almak ve üzerine düşen görevleri yerine getirmek.

• Görevlendirilmesi halinde diğer üst yöneticilere vekâlet etmek.

• Kanun, tüzük, yönetmelikler çerçevesinde Yönetim Kurulu, Senato, Rektörün vereceği diğer görevleri yerine getirmek.

• Genel Sekreter Yardımcısı görevleri itibariyle Genel Sekretere karşı sorumludur.

YAZI İŞLERİ MEMURU GÖREV TANIMI

• Üniversite Senatosu ve Yönetim Kurulunun toplantı tutanaklarını hazırlamak, toplantı kararlarını yazmak ve ilgili birimlere toplantı kararlarını bildirmek.

• Resmi yazı ve belgeleri hazırlamak.

• Sunum ve Brifing dosyalarını hazırlamak ve ilgili birimlerle koordine  edip bildirmekle görevlidir.

• Anlaşma Sözleşme ve Protokollerin ilgili birimlerle koordineli şekilde yazılması ve onaya sunulmasından sorumludurlar.

• Genel Sekreterin Randevularını ve  görüşmelerini düzenlemek.

• Genel Sekreter tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

GELEN-GİDEN EVRAK MEMURU GÖREV TANIMI

• Üniversitemiz Genel Evrak bürosuna gelen kurum içi ve kurum dışı Evrakları özelliklerine göre kaydetmek. 

•  Kaydedilen evrakları Genel Sekreterin havalesine arzetmek.

•  Havale edilen evrakları ilgili birimlere zimmetli olarak dağıtımını yapmak

•  Kurum içi ve kurum dışı giden evrakların dağıtımı, postaya verme işlemlerini yürütmek.

• Genel Sekreter tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek

• Rektörlük/Rektör Yardımcılıkları/Genel Sekreterlikten imzadan dönen evrakı almak

• Evraka Giden Evrak numaralarını numaratörle basmak,

• Kaydı yapılan evrakın ayrımını yaparak ve eklerini hazırlayarak ilgili yerlere ulaştırılması için arşiv birimine teslim etmek,

• Yazı İşlerinde kalan evrakı dosyalamak,

• Giden evrak kayıtlarını belirli periyotlarla raporlamak,

• Arşiv işlerini yapmak,

• Evrak kayıt birim sorumlusu tarafından  verilecek diğer görevleri yapmak

• Giden Evrakla ilgili olarak  Evrak kayıt birim sorumlusunu bilgilendirmek, görüş ve  önerilerde bulunmak.

• Kurum içinde  dağıtımı yapılacak evrakları zimmet karşılığında ilgili yerlere teslimi

• Kurum dışına gidecek evrakların posta ile dağıtımını gerçekleştirmek.

MAAŞ MUTEMET YETKİLİSİ GÖREV TANIMI

• Maaş tahakkuk, taşınır kayıt ve kontrol hizmetleri ile ilgili Resmi yazı ve belgeleri hazırlamak.

• Rektörlük Özel Kalem ve Genel Sekreterlik Maaş Tahakkuk işlemlerini aşağıda belirtilen şekilde yerine getirmek,

• Rektörlük Özel Kalem ve Genel Sekreterlikçe yapılacak harcama evraklarını hazırlayıp, muhasebeye iletir ve takip eder

  • Harcamalarla ilgili defter ve dosyaları tutar.

  • Her türlü ödemenin zamanında yapılmasını sağlar, bu konuda gerekli önlemleri alır.

  • Ödemelerin kanun ve yönetmelikler doğrultusunda yapılmasına dikkat eder, gereksiz ve hatalı ödeme yapılmamasına özen gösterir.

  • Tahakkuk bürosuna ödeme yapılmak üzere gönderilen evrakları dikkatlice inceleyerek, hatalı olanların ilgililere geri gönderilmesini sağlar.

  • Kurumda yürütülen mali işlemlerde zaman çizelgesine uyar.

  • Personel maaşları ile ilgili istenen yazıları hazırlar.

  • Bireysel Emeklilik ile ilgili anlaşma yapılan banka ile bağlantı kurarak gerekli belge ya da bilgiyi ulaştırır.

  • Sağlık giderleri ile ilgili bilgi ve belgelerin (yazı işleri bürosu ile koordineli bir şekilde) zamanında temin edilmesini sağlar.

  • Görevden ayrılan, göreve başlayan, izinli, raporlu ya da geçici görevli personelin, yazı işleri bürosu ile birlikte takip edilerek, kendilerine hatalı ödeme yapılmasını önlemek. Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığına ayrılış ve başlamalarını bildirmek.

    • Sayıştay denetimleri sonucunda verilen kararlara uymak, bu kararlar doğrultusunda ödemeleri yürütmek.

    • Kişi ya da kuruluşlara yapılacak ödemelerin gecikmesine yol açabilecek her türlü bilgiyi zamanında amirlerine bildirmek.

    • Yasa ve yönetmelikleri takip etmek ve bu alandaki bilgilerini güncel tutmak.

TAŞINIR KAYIT-KONTROL YETKİLİSİ GÖREV TANIMI

• Genel Sekreterlik taşınır kayıt hizmetlerini aşağıda belirtilen şekilde yerine getirmek,

  •   Tüketim ve demirbaş ( eğitim malzemeleri, kırtasiye, bina bakım ve onarım malzemeleri, ahşap ve metal malzemeleri, elektronik donanım ve teknolojik malzemeleri, makine ve teçhizat alım ve bakımları vb.) malzemelerinin kayıt işlemlerini yapar.

  •   Birimin tüketim ve demirbaş malzeme ihtiyaçlarını tespit eder.

  •   Muayenesi ve/veya kontrolü gereken taşınır malzemelerin tahlil ve kontrolünü takip eder.

  •   Satın alınan tüketim ve demirbaş malzemelerini kayıt altına almak  için ambar memuruna teslim eder.

  •   Taşınırların yıl sonu sayım işlemlerini yaparak sayım cetvellerini düzenler ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına iletir.

  •   Taşınır işlem fişi, zimmet fişi, sayım tutanağı vb. evrakların düzenlenmesini, kayıt altına alınmasını ve arşivlenmesini sağlar.

  •   Kullanımdan düşen demirbaş malzemelerinin tespitini yapar, Değer Tespit Komisyonuna bildirir.

  •   Yatırım ve analitik bütçelerinin hazırlanmasında mutemetlik ile eşgüdümlü olarak çalışır.

  •   Harcama cetvellerini aylık olarak mutemetlik ile eşgüdümlü olarak takip eder.

  •   Tüketim ve demirbaş malzemelerinin alım evraklarında maddi hatanın bulunmamasını sağlar.

  •    Ambar memurunun bulunmadığı hallerde ambar memurunun görevlerini yapar.

  • Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Üniversite Genel Sekreterine karşı sorumludur.