GENEL SEKRETER GÖREV TANIMI
Kendisine bağlı birimler aracılığı ile üniversitenin tüm bürokratik ve idari hizmetlerini yürütmek.
Üniversite idari teşkilatında bulunan birimlerin ilgili yasa, tüzük, yönetmelik, yönerge ve usul ve esaslar dahilinde verimli, düzenli ve uyumlu şekilde çalışmasını sağlamak.
Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulunda oya katılmaksızın raportörlük görevi yapmak.
Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulu kararların yazılması, korunması ve saklanmasını sağlamak.
Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulu Kararlarının üniversiteye bağlı birimlere iletilmesini sağlamak.
Üniversitenin yıllık bütçe çalışmalarını yürütmek, koordine etmek.
Bütçe harcamalarında tahakkuk amiri olarak; ödeneklerin yerinde ve zamanında kullanılmasını, programlanmış hizmetlerin yerine getirilmesini, amaca uygun nitelikte mal ve hizmet alınmasını sağlanmak.
Rektörlüğün kurum içi ve kurum dışı yazışmalarını yürütmek.
Üniversitenin her türlü hukuki sorunlarının takibini ve sonuçlandırılmasını sağlamak.
Üniversite idari teşkilatında görevlendirilecek personel hakkında Rektöre öneride bulunmak.
Üyesi bulunduğu kurul ve komisyonlara başkanlık etmek ve/veya katkıda bulunmak.
Genel Sekreterliğin ve ona bağlı birimlerin bütün faaliyetlerinin gözetim ve denetiminin yapılması ve bu işlerin takip ve denetimi ve sonuçlarının alınması sağlamak.
Mevzuata aykırı faaliyetleri önlemek. Kanun, Tüzük, Yönetmelikler çerçevesinde Yönetim kurulu, Senato, Rektörün vereceği diğer görevleri yerine getirmek.
GENEL SEKRETER YARDIMCISI GÖREV TANIMI
Üniversitemiz üst yönetimi tarafından ve ilgili mevzuat gereğince belirlenmiş amaç, hedef, strateji ve ilkeler doğrultusunda, yönetimi altındaki faaliyetlerin yürütülmesi ile ilgili plan ve programları tespit ederek üst yönetimin onayına sunmak, uygulamaları izlemek ve oluşabilecek sapmalar konusunda gerekli önlemleri almak.
Üniversite idari teşkilatında bulunan birimlerin faaliyetlerinin düzenlenmesini, denetlenmesini ve faaliyetlerin sağlıklı bir şekilde yürütülmesini koordine etmek ve denetlemek.
Daire Başkanları ile periyodik toplantılar yapmak ve görüş alışverişinde bulunmak.
Üniversite idari teşkilatında görevlendirilecek idari personel hakkında Rektöre öneride bulunmak, belirlenen amaç ve hedeflere ulaşılabilmesi için idari görevleri yerine getirecek yeterli kadroyu kurmak.
Rektörlüğün protokol, ziyaret ve tören işlerinin düzenlenmesi görevlerinin yerine getirilmesinde Genel Sekretere yardımcı olmak.
Üniversitenin çalışma ilke ve düzenini bağlı bölümlerine açıklamak, organizasyonu tanıtmak, ilgili mevzuat, görev, sorumluluk ve yetki dağılımı konularında bilgi vermek.
Faaliyetlerin uygun şekilde yürütülmesi için gerekli idari personel ihtiyacını nitelik ve nicelik olarak belirlemek, temini konusunda girişimlerde bulunmak.
Birden fazla birimi ilgilendiren ortak faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde yardımlaşma, işbirliği ve koordinasyonu sağlamak, sonuçları izlemek ve değerlendirmek.
Üst yönetim tarafından belirlenen şekil ve talimatlara uygun olarak Üniversiteyi yurt içi ve dışında temsil etmek, bu kapsamda verilen görevleri yerine getirmek.
Üst yönetim tarafından görevlendirildiği komisyon, komite vb. çalışma gruplarında yer almak ve üzerine düşen görevleri yerine getirmek.
Görevlendirilmesi halinde diğer üst yöneticilere vekâlet etmek.
Kanun, tüzük, yönetmelikler çerçevesinde Yönetim Kurulu, Senato, Rektörün vereceği diğer görevleri yerine getirmek.
Genel Sekreter Yardımcısı görevleri itibariyle Genel Sekretere karşı sorumludur.
YAZI İŞLERİ MEMURU GÖREV TANIMI
Üniversite Senatosu ve Yönetim Kurulunun toplantı tutanaklarını hazırlamak, toplantı kararlarını yazmak ve ilgili birimlere toplantı kararlarını bildirmek.
Resmi yazı ve belgeleri hazırlamak.
Sunum ve Brifing dosyalarını hazırlamak ve ilgili birimlerle koordine edip bildirmekle görevlidir.
Anlaşma Sözleşme ve Protokollerin ilgili birimlerle koordineli şekilde yazılması ve onaya sunulmasından sorumludurlar.
Genel Sekreterin Randevularını ve görüşmelerini düzenlemek.
Genel Sekreter tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.
GELEN-GİDEN EVRAK MEMURU GÖREV TANIMI
Üniversitemiz Genel Evrak bürosuna gelen kurum içi ve kurum dışı Evrakları özelliklerine göre kaydetmek.
Kaydedilen evrakları Genel Sekreterin havalesine arz etmek.
Havale edilen evrakları ilgili birimlere zimmetli olarak dağıtımını yapmak
Kurum içi ve kurum dışı giden evrakların dağıtımı, postaya verme işlemlerini yürütmek.
Genel Sekreter tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek
Rektörlük/Rektör Yardımcılıkları/Genel Sekreterlikten imzadan dönen evrakı almak
Evraka Giden Evrak numaralarını numaratörle basmak,
Kaydı yapılan evrakın ayrımını yaparak ve eklerini hazırlayarak ilgili yerlere ulaştırılması için arşiv birimine teslim etmek,
Yazı İşlerinde kalan evrakı dosyalamak,
Giden evrak kayıtlarını belirli periyotlarla raporlamak,
Arşiv işlerini yapmak,
Evrak kayıt birim sorumlusu tarafından verilecek diğer görevleri yapmak
Giden Evrakla ilgili olarak Evrak kayıt birim sorumlusunu bilgilendirmek, görüş ve önerilerde bulunmak.
Kurum içinde dağıtımı yapılacak evrakları zimmet karşılığında ilgili yerlere teslimi
Kurum dışına gidecek evrakların posta ile dağıtımını gerçekleştirmek.
MAAŞ MUTEMET YETKİLİSİ GÖREV TANIMI
Maaş tahakkuk, taşınır kayıt ve kontrol hizmetleri ile ilgili Resmi yazı ve belgeleri hazırlamak.
Rektörlük Özel Kalem ve Genel Sekreterlik Maaş Tahakkuk işlemlerini aşağıda belirtilen şekilde yerine getirmek,
Rektörlük Özel Kalem ve Genel Sekreterlikçe yapılacak harcama evraklarını hazırlayıp, muhasebeye iletir ve takip eder
Harcamalarla ilgili defter ve dosyaları tutar.
Her türlü ödemenin zamanında yapılmasını sağlar, bu konuda gerekli önlemleri alır.
Ödemelerin kanun ve yönetmelikler doğrultusunda yapılmasına dikkat eder, gereksiz ve hatalı ödeme yapılmamasına özen gösterir.
Tahakkuk bürosuna ödeme yapılmak üzere gönderilen evrakları dikkatlice inceleyerek, hatalı olanların ilgililere geri gönderilmesini sağlar.
Kurumda yürütülen mali işlemlerde zaman çizelgesine uyar.
Personel maaşları ile ilgili istenen yazıları hazırlar.
Bireysel Emeklilik ile ilgili anlaşma yapılan banka ile bağlantı kurarak gerekli belge ya da bilgiyi ulaştırır.
Sağlık giderleri ile ilgili bilgi ve belgelerin (yazı işleri bürosu ile koordineli bir şekilde) zamanında temin edilmesini sağlar.
Görevden ayrılan, göreve başlayan, izinli, raporlu ya da geçici görevli personelin, yazı işleri bürosu ile birlikte takip edilerek, kendilerine hatalı ödeme yapılmasını önlemek. Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığına ayrılış ve başlamalarını bildirmek.
Sayıştay denetimleri sonucunda verilen kararlara uymak, bu kararlar doğrultusunda ödemeleri yürütmek.
Kişi ya da kuruluşlara yapılacak ödemelerin gecikmesine yol açabilecek her türlü bilgiyi zamanında amirlerine bildirmek.
Yasa ve yönetmelikleri takip etmek ve bu alandaki bilgilerini güncel tutmak.
TAŞINIR KAYIT-KONTROL YETKİLİSİ GÖREV TANIMI
Genel Sekreterlik taşınır kayıt hizmetlerini aşağıda belirtilen şekilde yerine getirmek,
Tüketim ve demirbaş ( eğitim malzemeleri, kırtasiye, bina bakım ve onarım malzemeleri, ahşap ve metal malzemeleri, elektronik donanım ve teknolojik malzemeleri, makine ve teçhizat alım ve bakımları vb.) malzemelerinin kayıt işlemlerini yapar.
Birimin tüketim ve demirbaş malzeme ihtiyaçlarını tespit eder.
Muayenesi ve/veya kontrolü gereken taşınır malzemelerin tahlil ve kontrolünü takip eder.
Satın alınan tüketim ve demirbaş malzemelerini kayıt altına almak için ambar memuruna teslim eder.
Taşınırların yıl sonu sayım işlemlerini yaparak sayım cetvellerini düzenler ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına iletir.
Taşınır işlem fişi, zimmet fişi, sayım tutanağı vb. evrakların düzenlenmesini, kayıt altına alınmasını ve arşivlenmesini sağlar.
Kullanımdan düşen demirbaş malzemelerinin tespitini yapar, Değer Tespit Komisyonuna bildirir.
Yatırım ve analitik bütçelerinin hazırlanmasında mutemetlik ile eşgüdümlü olarak çalışır.
Harcama cetvellerini aylık olarak mutemetlik ile eşgüdümlü olarak takip eder.
Tüketim ve demirbaş malzemelerinin alım evraklarında maddi hatanın bulunmamasını sağlar.
Ambar memurunun bulunmadığı hallerde ambar memurunun görevlerini yapar.
Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Üniversite Genel Sekreterine karşı sorumludur.
WEB SAYFASI YETKİLİSİ GÖREV TANIMI
Genel Sekreterliğe ait web sayfasının düzenli, güncel, doğru ve erişilebilir şekilde yayınlanmasını sağlamak.
Genel Sekreterlik bünyesinde gerçekleştirilen faaliyet, duyuru, etkinlik, toplantı, karar, haber ve bilgilendirmelerin web sayfasında yayımlanmasını sağlamak.
Genel Sekreterlik tarafından gönderilen bilgi, belge, duyuru, haber, görsel ve diğer içerikleri web sayfasında yayımlanmak üzere düzenlemek ve ilgili mevzuat ile kurumun kurumsal iletişim anlayışına uygun şekilde yayınlamak.
Web sayfasında yer alan Genel Sekreterlik, görev tanımları, organizasyon yapısı, iletişim bilgileri, hizmetler, mevzuat, formlar ve benzeri kurumsal içeriklerin güncelliğini takip etmek.
Genel Sekreterlik birimleri ile koordineli olarak web sayfasında yayımlanması gereken bilgi ve belgeleri temin etmek, kontrol etmek ve ilgili içeriklerin zamanında yayımlanmasını sağlamak.
Web sayfasında yer alan içeriklerde tespit edilen eksiklik, hata veya güncelliğini yitirmiş bilgileri ilgili birimlerle koordineli olarak düzeltmek ve güncellemek.
Genel Sekreterlik web sayfasında yayımlanacak içeriklerin yazım, biçim, görsel düzen ve kurumsal kimlik standartlarına uygunluğunu kontrol etmek.
Genel Sekreterlik tarafından hazırlanan duyuru, haber, etkinlik ve bilgilendirme içeriklerinin web ortamında yayımlanmasını ve gerektiğinde yayından kaldırılmasını sağlamak.
Web sayfasında yer alan doküman, form, mevzuat, rapor, karar ve benzeri belgelerin güncel versiyonlarının yayımlanmasını ve eski veya geçerliliğini yitirmiş belgelerin ilgili birimlerin bilgisi ve onayı doğrultusunda güncellenmesini sağlamak.
Web sayfasının kullanıcılar tarafından kolay erişilebilir ve anlaşılır olmasını sağlamak amacıyla gerekli düzenlemeleri yapmak ve karşılaşılan teknik veya içerik sorunlarını ilgili bilgi işlem birimleriyle koordineli olarak takip etmek.
Genel Sekreterlik web sayfasının erişilebilirliği, bağlantıları ve içeriklerinin çalışırlığını belirli aralıklarla kontrol etmek.
Web sayfasına ilişkin güncelleme ve yayın faaliyetlerini gerektiğinde raporlamak ve Genel Sekretere sunmak.
Genel Sekreterlik web sayfasında yayımlanacak kişisel veri, belge ve içeriklerin ilgili mevzuat ve kurum düzenlemelerine uygunluğuna dikkat etmek; gerekli hallerde ilgili birimlerin görüş ve onayını almak.
Genel Sekreterlik ile Üniversitenin diğer idari birimleri arasında web sayfası içeriklerinin hazırlanması ve yayımlanması konusunda koordinasyonu sağlamak.
Web sayfasına ilişkin kullanıcı talepleri, hata bildirimleri ve içerik güncelleme taleplerini ilgili birimlere iletmek, sonuçlarını takip etmek.
Web sayfası yönetim sistemi, içerik yönetim araçları ve kendisine verilen diğer bilişim uygulamalarını görev alanı kapsamında kullanmak ve bu konulardaki bilgilerini güncel tutmak.
Üniversitenin kurumsal web sayfası ve diğer elektronik iletişim kanallarında Genel Sekreterliği ilgilendiren içeriklerin yayımlanması konusunda ilgili birimlerle koordineli çalışmak.
Görevi kapsamında hazırlanan ve yayımlanan içeriklere ilişkin bilgi ve belgelerin düzenli olarak muhafaza edilmesini ve gerektiğinde erişilebilir olmasını sağlamak.
Genel Sekreterlik faaliyetlerinin kamuoyuna ve üniversite mensuplarına doğru, güncel ve zamanında duyurulmasına katkı sağlamak.
Genel Sekreter tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.
Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Üniversite Genel Sekreterine karşı sorumludur.
CİMER YETKİLİSİ GÖREV TANIMI
Üniversiteye CİMER üzerinden gelen başvuruları düzenli olarak takip etmek ve kayıt altına almak.
CİMER başvurularını Genel Sekreterin bilgisi ve havalesi doğrultusunda ilgili birimlere iletmek.
İlgili birimlerden başvurulara ilişkin bilgi ve belgeleri zamanında temin etmek ve cevaplandırma sürecini takip etmek.
CİMER başvurularının mevzuatta belirtilen süreler içerisinde sonuçlandırılmasını sağlamak.
Hazırlanan cevapların CİMER sistemi üzerinden ilgili mevzuata uygun şekilde gönderilmesini sağlamak.
CİMER başvurularına ilişkin yazışma, bilgi ve belgeleri düzenli olarak dosyalamak ve arşivlemek.
CİMER başvurularına ilişkin gerekli rapor ve istatistikleri hazırlamak.
CİMER sistemi ve ilgili mevzuatta yapılan değişiklikleri takip etmek.
CİMER işlemleriyle ilgili aksaklıkları ve gecikmeleri amirine bildirmek.
Genel Sekreter tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.
Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Üniversite Genel Sekreterine karşı sorumludur.